La formación en modalidad de teleformación exige un elevado nivel de control y trazabilidad para garantizar que la actividad formativa se ha desarrollado conforme a la normativa vigente. En este contexto, las actuaciones de seguimiento y control por parte de los organismos competentes pueden requerir el acceso a documentación que permita verificar tanto la participación de los alumnos como el correcto desarrollo del proceso formativo.
En las actuaciones de seguimiento, las empresas deben poner a disposición de los órganos competentes la documentación requerida:
- Documentos que acrediten la asistencia de los trabajadores participantes.
- Controles periódicos de seguimiento y asistencia tutorial.
- Controles de evaluación del aprendizaje realizados durante la acción formativa.
- Registros de actividad formativa tanto de tutores como de alumnos dentro de la plataforma.
Esta documentación permite comprobar que la formación se ha realizado de acuerdo con lo previsto y que ha existido una participación efectiva por parte de los trabajadores.
Acceso a la plataforma y verificación de la identidad de los participantes
En el caso de la teleformación es importante que quede suficientemente acreditada la identidad de cada participante. Para ello, durante las actuaciones de control se deben facilitar las claves de acceso telemático que permitan revisar directamente la actividad registrada en la plataforma.
A través de estos accesos, los órganos de control pueden verificar:
- Los contenidos formativos disponibles en el curso.
- Las actividades y trabajos presentados por los alumnos.
- La participación en herramientas de comunicación como foros, chats o sistemas de mensajería interna.
El perfil de acceso habilitado para estas labores de revisión debe contar, como mínimo, con el mismo nivel de permisos que el perfil del tutor de la acción formativa.
Conservación de datos y acceso tras la finalización de la formación
Una vez finalizada la acción formativa, la plataforma y las credenciales de acceso no deben desactivarse de forma inmediata. Deben mantenerse activas durante todo el período de ejecución de la iniciativa formativa y hasta un mes después de la finalización del plazo de presentación del último boletín de cotización correspondiente al ejercicio. Asimismo, el curso debe permanecer disponible dentro de la plataforma durante este periodo para facilitar posibles actuaciones de control.
Con independencia de lo anterior, las entidades deben conservar toda la documentación justificativa relacionada con la formación durante un periodo mínimo de cuatro años.
Opinión DEOR
Las actuaciones de seguimiento y control en formación bonificada ponen de manifiesto la importancia de contar con una gestión documental ordenada y con plataformas de teleformación que garanticen una trazabilidad completa de la actividad formativa.
En DEOR trabajamos para que nuestros clientes cumplan con todos los requisitos establecidos por la normativa, asegurando una correcta justificación de la formación y minimizando riesgos ante posibles procesos de revisión o inspección. Si crees que podemos ayudarte, contáctanos a través de comunicacion@deorconsultores.com.
